飞书账号与部门自动化

内部文档 · 面向产品与研发对齐

一、背景

公司使用飞书作为主要 IM 与协同工具。员工入职后需要有飞书账号才能正常办公，离职后账号需及时关闭以防数据泄露。与此同时，公司组织架构在飞书侧频繁调整，OA 侧的部门数据却长期依赖人工同步，经常出现两边不一致的情况。

主要问题：

  • 入职开号慢：IT 需要人工在飞书后台创建账号，新员工第一天经常没有账号
  • 离职账号不及时关：存在安全隐患，文档、日历等资源归属不明
  • 部门数据两张皮：飞书调整了组织架构，OA 要手动跟着改，容易遗漏
  • 新员工拉群靠人工：需要 HR 手动把新人加入公司群、楼层群等

二、目标

  1. 员工入职审批通过后，自动创建飞书账号并拉入对应群组
  2. 员工离职后，自动关闭飞书账号并完成 9 类资源的继承交接
  3. 飞书侧组织架构变更后，OA 部门数据实时自动同步
  4. 所有操作有失败告警和自动重试机制

三、账号自动化

3.1 入职开号

触发方式一：审批流节点（实时）

  • 入职审批通过后立即触发
  • 校验 OA 账号是否已创建，若无则跳过并告警
  • 调用飞书 contact.v3.user.create 创建账号
  • 创建成功后：
    • 将飞书 OpenId 回写到 OA 人员档案
    • 自动拉入公司群
    • 女性员工自动拉入女员工群
    • 按办公楼层自动拉入对应楼层群
    • 向 SOC 推送 ONBOARDING 事件，完成账号体系的入职闭环

触发方式二：定时任务（兜底）

  • 每日扫描”今日入职”且飞书账号未开通的员工
  • 失败时标记状态字段，下次轮询自动重试
  • 失败告警推送至系统管理员飞书

3.2 离职关号

  • 离职审批通过后触发
  • 调用飞书 user.delete，必须指定 9 类资源接收人：
    • 部门群、外部群、文档、日历、应用、妙记、问卷、邮件、集成平台
  • 表单上由 HR 或员工本人在离职流程中填写各类资源的继承人
  • 同步关闭 AD 域账号（推送 SOC USER_DELETE 事件）

四、部门自动化

4.1 实时同步（飞书 → OA）

  • OA 启动时建立飞书 WebSocket 长连接
  • 飞书侧新增/修改/删除部门时，事件实时推送到 OA
  • OA 自动更新 hrmdepartment 和 hrmdepartmentdefined（维护飞书 OpenId 映射）

4.2 定时全量兜底（OA → 飞书）

  • 每日定时从飞书递归拉取完整部门树，校对并补全 OA 侧的映射关系
  • 用于修复 WebSocket 断连期间漏掉的事件，以及手工调整后的数据修复

五、解决的核心痛点

痛点 解决方式
入职没账号 审批通过即自动创建，兜底任务扫漏补创
离职账号不关 离职流程自动关号
资源归属不明 离职流程强制填写接收人，飞书接口完成转交
部门两张皮 WebSocket 实时同步 + 定时全量保障一致性
拉群靠人工 创建账号后自动按条件拉群

六、风险

风险 说明
WebSocket 断连 由定时全量同步兜底，最长延迟一个轮询周期
飞书 API 限流 批量拉群时可能触发，目前无重试队列，靠定时任务补偿
离职资源接收人未填 表单必填规则控制，接收人未填无法提交流程

upload successful